ERP : 8 critères pour bien choisir

Il n'est pas aisé de choisir un logiciel aussi critique qu'un ERP. Qu'il s'agisse de votre première mise en place de ce type d'outil ou si vous souhaitez changer votre existant pour un nouvel ERP, il est important de faire un choix éclairé pour fournir à votre entreprise une solution vraiment pertinente.

Nous vous proposons aujourd'hui 8 critères pour mieux choisir l'ERP adapté à votre entreprise.

1. Prendre en compte vos besoins

Avant de vous lancer dans un comparatif des différents outils existant sur le marché, il est essentiel de formaliser vos besoins. Un ERP représentant un investissement sur des années, il est essentiel que vous considériez tant vos besoins actuels que vos besoins futurs. Quelle est la taille de votre entreprise ? Quel est votre budget ? Combien de collaborateur vont utiliser l'ERP ? Quels seront leurs objectifs ? Quel retour sur investissement espérez vous ? Quel degré de sécurité des données nécessite votre secteur ?

2. Définir votre périmètre

Pour choisir un ERP réellement adapté, il vous faut lister les fonctionnalités indispensables sans lesquelles vos collaborateurs ne pourraient remplir leur responsabilités. Plus l'ERP envisagé mettra en œuvre des outils permettant de réaliser les tâches critiques de vos processus métiers, plus il améliorera les performances de votre entreprise.

3. Coût d'adoption

Un critère souvent peu considéré et pourtant important est le coût d'adoption de l'ERP pour vos collaborateurs. En effet, il est indispensable de mettre en place un accompagnement au changement pour former vos utilisateurs sur le nouvel outil. La nature humaine rechigne souvent au changement et la nécessité de changer ses habitudes pour utiliser un nouvel outil n'y fait pas exception. Pensez donc à inclure dans vos calculs les coûts liés à :

• Mise à disposition d'une documentation utilisateur
• Tutoriels, visites guidées
• Formations par un expert de l'outil
• Temps nécessaire à l'apprentissage

Si vous choisissez d'ignorer le coût d'adoption de l'outil pour vos collaborateurs, vous vous exposez à des risques de "shadow IT" : quand vos utilisateurs utilisent des moyens détournées, non-approuvés et non-contrôlés pour accomplir leur tâche. Avec ces moyens détournés, la frustration s'accumule et les performances de votre entreprise chutent significativement.

4. Coût de croissance

En fonction des besoins que vous avez définis pour votre projet, il se peut que vous projetiez une croissance importante des ressources de votre entreprise. Quelles soit humaines ou matérielles, l'augmentation des ressources aura un impact non-négligeable sur les coûts de l'ERP si celui-ci vous est fourni par un fournisseur (ERP vendue avec licence ou au format SAAS/Cloud).

5. Se positionner par rapport à la concurrence

Vos concurrents occupent une place significative sur votre marché. Eux aussi on des processus métiers et ont choisi un ERP pour accompagner leur activité. En choisissant un ERP similaire au leur, votre entreprise se trouve limiter à proposer la même chose qu'eux.

Si vous avez pour stratégie de vous démarquer de la concurrence pour acquérir davantage de parts de marché, il faut trouver un ERP qui vous permet de développer de nouveaux angles de pénétration.

Étude de cas : Actinuum, un ERP sur mesure pour conquérir la formation en gestion de projet

6. Pérennité de la solution choisie

Vous outillez maintenant avec un ERP est une décision qui vous engage sur le long terme. Aussi, il est essentiel que la solution pour laquelle vous optez ne disparaissent pas dans le futur.

C'est pour cette raison qu'il peut être confortant d'opter pour un logiciel ERP vastement adopté dans votre secteur plutôt que de choisir le produit d'une startup. Une autre stratégie est de faire développer votre propre ERP pour le posséder entièrement et de le faire évoluer avec vos besoins.

7. Ouverture aux services tiers (API)

Si vous disposez déjà de certains logiciels qui vous satisfont (CRM, Comptabilité, etc.), il est important de considérer des ERP qui sont capables de s'y connecter via des API. Ces connections sont présentées dans les listes de fonctionnalités des ERP sur étagères. Si vous faîtes développer une ERP sur mesure, pensez à inclure dans le cahier des charges la nécessité d'une connexion entre l'ERP et vos outils existant.

8. Rentabilité

Que vous optiez pour un logiciel sur étagère en SAAS (paiement d'une location, peu couteux à court terme, mais couteux sur le long terme) ou pour un ERP sur mesure (achat d'une solution, couteux à court terme, mais rentabilisé à long terme), il vous faut prendre en compte les coûts suivant :

• coût d'acquisition (configuration/installation/achat du logiciel)
• coût d'usage (abonnement/support/maintenance)
• coût de croissance (augmentation du nombre d'utilisateurs/de ressources)

Il est important de bien lire la grille tarifaire proposé par les fournisseurs d'ERP SAAS car ces différents coûts peuvent être dissimulés par différentes formule (prix par utilisateur supplémentaire, prix en fonction de la consommation de ressources, prix par pallier de consommation, etc.). En fonction de votre secteur et de votre traille, vous trouverez des prix de quelques dizaines d'euros par mois à plusieurs milliers d'euros par mois.

Du côté des bénéfices à envisager, vous trouverez :

• Augmentation de la vitesse de production (produit comme service)
• Augmentation du volume de ventes qui en découle
• Économie dans l'achat des matières premières (meilleure gestion, achat modulé en fonction de la volatilité du marché, etc.)
• Économie de la masse salariale (automatisation)
• Augmentation de la qualité de service (tracking, suivi des commandes, support client)