Choisir un ERP n'est pas simple. Que ce soit votre premier ou que vous remplaciez celui que vous avez, la décision engage l'entreprise pour des années, et le tableau comparatif des éditeurs ne vous dira pas grand-chose sur votre cas.
Voici les huit questions que nous posons avant de regarder un seul outil.
1. Prendre en compte vos besoins
Avant de comparer les outils du marché, écrivez ce dont vous avez besoin, aujourd'hui et dans trois ans. Quelle est la taille de l'entreprise ? Quel budget ? Combien de personnes vont utiliser l'ERP, et pour quoi faire ? Quel retour vous en attendez ? Quel niveau de protection des données votre secteur impose-t-il ? Les réponses tiennent sur une page, et cette page vaut plus que n'importe quelle démonstration.
2. Définir votre périmètre
Listez les fonctions sans lesquelles vos équipes ne peuvent pas faire leur travail. C'est cette liste qui départage les outils, pas la longueur de leur catalogue. Un ERP qui couvre bien les tâches critiques de vos processus vaut mieux qu'un ERP qui couvre mal tout le reste.
3. Coût d'adoption
On l'oublie souvent : un ERP coûte aussi le temps que vos équipes mettront à s'en servir. Changer d'outil, c'est changer d'habitudes, et personne n'aime ça. Comptez donc, dès le départ :
- une documentation utilisateur ;
- des tutoriels ou des visites guidées ;
- des formations par quelqu'un qui connaît l'outil ;
- le temps d'apprentissage lui-même.
Si vous faites l'impasse, les équipes se débrouilleront autrement : un tableur à côté, un outil non approuvé, une procédure maison. C'est ce qu'on appelle le « shadow IT », et il coûte plus cher que la formation qu'il remplace.
4. Coût de croissance
Si vous prévoyez de grandir, en effectif ou en volume, regardez comment le prix de l'ERP grandit avec vous. Avec une licence ou un abonnement SaaS, chaque utilisateur ou chaque ressource supplémentaire se paie, et la facture peut doubler sans que l'outil change.
Avec un ERP sur-mesure, ce coût de croissance disparaît presque : le logiciel est à vous, et un utilisateur de plus ne coûte rien.
5. Se positionner par rapport à la concurrence
Vos concurrents ont eux aussi choisi un ERP. Si vous prenez le même, vous travaillerez comme eux, avec les mêmes limites. Si votre stratégie est de vous démarquer, il vous faut un outil qui vous laisse faire ce qu'ils ne font pas.
Un exemple : Actinuum, un ERP sur-mesure pour un groupe de formation professionnelle.
6. Pérennité de la solution choisie
Un ERP vous engage pour longtemps. La question n'est pas seulement « est-ce qu'il marche ? » mais « sera-t-il encore là dans dix ans ? ».
D'où le réflexe de choisir un logiciel très répandu dans votre secteur plutôt que celui d'une jeune société. L'autre option est de faire développer le vôtre : vous le possédez entièrement et vous le faites évoluer à votre rythme.
7. Ouverture aux services tiers (API)
Si vous avez déjà des outils qui vous conviennent, un CRM, une comptabilité, vérifiez que l'ERP sait s'y connecter. Les éditeurs listent ces connexions dans leurs fonctionnalités. Si vous faites développer un ERP sur-mesure, écrivez ces connexions dans le cahier des charges dès le début.
8. Rentabilité
Un logiciel sur étagère en SaaS se loue : peu cher au début, plus cher avec le temps. Un ERP sur-mesure s'achète : cher au début, amorti ensuite. Dans les deux cas, comptez :
- le coût d'acquisition (configuration, installation, achat du logiciel) ;
- le coût d'usage (abonnement, support, maintenance) ;
- le coût de croissance (utilisateurs et ressources supplémentaires).
Lisez la grille tarifaire des éditeurs SaaS de près : ces coûts se cachent dans les formules, prix par utilisateur supplémentaire, prix à la consommation, prix par palier. Selon votre secteur et votre taille, vous trouverez de quelques dizaines à plusieurs milliers d'euros par mois.
En face, ce qu'un bon ERP rapporte :
- une production plus rapide, produit ou service ;
- un volume de ventes qui suit ;
- des achats mieux gérés, ajustés au marché ;
- des tâches automatisées, donc du temps rendu aux équipes ;
- un meilleur service client : suivi des commandes, réponses plus rapides.