Automatiser l’administratif de la formation professionnelle et le processus de formation spécifique aux innovations pédagogique d’Actinuum a permis de tripler leur chiffre d’affaire.
+2M€
case_001
Un ERP sur mesure est-il un choix judicieux pour votre entreprise ?
Toutes les entreprises ont besoin d'un ERP. Enfin presque. Quel que soit le marché ou la taille de votre entreprise, des processus y sont mis en place pour produire un service ou un produit. Pour permettre cette production, des ressources sont consommées : temps de travail humain, matière premières, énergie, matériel et autres outils de production. Pour gérer vos ressources, vos processus (vos secrets de fabrication!) et vos collaborateurs : il vous faut vous organiser.
case_001
Alors voilà, toute entreprise a besoin d'un "Système de gestion des ressources et des processus", que ce soit un ensemble de cahiers, un tableur excel ou un logciel ERP.
Alors, papier excel ou ERP ?
C'est une question de taille et d'ambitions : un tableur excel bien fait peut tout à fait suffire à gérer votre entreprise. Il peut servir à gérer tous les aspects de votre métier. Vos collaborateurs peuvent être versés dans les arcanes d'Excel tout comme vous si bien que vous tirez déjà le maximum de votre système de gestion. Et si vous ne voulez pas grossir (la course à la croissance est encore en option), restez en là.
Si en revanche il devient difficile de suivre l'acquisition de vos ressources clés ; de monitorer les indicateurs de performance ; de suivre la cadence de tâches administratives ; d'éviter les tâches répétitives qui ne font pas partie de la valeur ajoutée de votre métier ; de faire véhiculer l'information au sein de votre entreprise ou de monter en puissance (scaler), il faudrait probablement songer à mettre en place un ERP. Il s'agit en effet d'un logiciel qui vous permet de gérer ces différents aspects en planifiant l'acquisition et l'usage de vos ressources au sein de votre activité. Un ERP (Entreprise Resources Planning) peut être installé directement chez vous ou bien consommé en ligne directement par internet (on en reparle par la suite).
Par où on commence ?
01
Lister ses processus
Votre entreprise est une entreprise sérieuse, considérons que vous avez déjà formalisé l'ensemble des processus de votre entreprise et les ressources qui permettent leur aboutissement. Vos processus permettent dors et déjà de produire un résultat d'une qualité répétable ; c'est-à-dire de fiabiliser vos procédés de fabrication de service ou de produit. En utilisant un ERP, vous allez pouvoir refléter cet ensemble de processus.
02
Sécuriser leur ressources
Nous l'avons dit, pour réaliser les processus il faut des ressources (des humains, des compétences, des matières premières, des machines, de l'énergie, etc). Sécuriser les ressources vous permet :
- D'être sûr que vous avez à disposition de quoi réaliser chacun de vos processus
- D'être capable de planifier des processus quand une ressource vient à manquer (fonctionnement en dégradé)
- De monitorer l'état de santé et l'évolution d'un ensemble ou d'un sous-ensemble de ressource
03
Automatiser
En utilisant un logiciel ERP, celui-ci peut vous soulager d'un ensemble de tâches périphériques à votre activité et faire gagner beaucoup de temps à vos équipes sur bien des aspects :
- Relancer automatiquement un fournisseur ?
- Surveiller les prix d'une ressource ?
- Envoyer des documents administratifs ? Par email ? Par courrier postal ?
- Produire des documents ? (facture, bilan, rapport)
- Effectuer des rappels automatiques ? Pour vos clients ? Vos collaborateurs ? Vos partenaires ?
- Planifier des rendez-vous récurrents ?
- Forcer un processus séquentiel ?
- Renforcer la confidentialité ?
Les limites sont surtout l'imagination et les moyens que vous avez à votre disposition pour concrétiser vos idées.
En parlant de prix,
c'est comment le marché de l'ERP ?
c'est comment le marché de l'ERP ?
C'est là que ça se complique : comment trouver l'ERP adapté à vos besoins? Tous les directeurs d'entreprise ont déjà constaté la mise en place d'un logiciel de gestion inadapté qui a finalement fait perdre bien plus de temps qu'il n'en a fait gagner. Pourquoi ?
- L'interface qui permet à toutes les parties prenantes d'intéragir avec l'ERP doit être pensée pour chacune d'elles, avec leur métier et leurs contraintes en tête.
- Parce que l'ERP ne faisait pas assez de choses ou imposait des contraintes absurdes pour les métiers concernés si bien que les équipes ont contourné l'outil
- Parce que les performances de l'outil ont freiné sa prise en main par l'équipe
- Parce que les collaborateurs n'ont pas été suffisamment accompagnés dans la mise en place de ce nouvel outil
Il en ressort 3 piliers critiques pour mettre en place un ERP avec succès :
- La couverture fonctionnelle de l'ERP doit être adaptée au métier concerné : les processus enforcés par l'ERP doivent correspondre à ceux de l'entreprise sans les vulgariser.
- L'ergonomie doit être pensée pour l'entreprise, avec des facilités d'accès aux tâches récurrentes, un minimum d'interactions humains-machine et l'objectif que l'outil soit là pour faire gagner du temps, pas l'inverse
- La mise en place de l'outil doit être sensée : les parties prenantes doivent y voir l'intérêt pour elles et avoir à disposition les moyens de s'approprier l'outil.
Comme pour
la plupart des logiciels.
Vous avez le choix.
L'ERP sur étagère
Un ERP sur étagère, c'est un ERP qui est déjà tout fait. Personne ne vous a demandé votre avis pour le concevoir et si vous avez un besoin particulier, il est peu probable que l'outil soit modifié rien que pour vous. Cependant si vous trouvez qu'il correspond bien à vos processus actuels et futurs, vous pouvez payer pour qu'il soit mis à la disposition des acteurs qui composent votre marché (vos collaborateurs, vos clients, vous fournisseurs, etc). Sur le marché, plusieurs formules existent : des abonnements avec/sans engagement, l'achat de licence ou des royalties sur votre chiffre d'affaires.
Il existe pléthore d'ERP sur étagère sur le marché (puisque tout le monde en a besoin) et si vous nourrissez l'espoir que parmi toute cette offre il doit bien y en avoir un qui correspondra à vos besoins, vous n'avez plus qu'à vous lancer dans la quête épique-mais-néanmoins-laborieuse de trouver l'ERP qui comblera efficacement tous vos besoins.
L'ERP sur mesure
L'autre choix qui s'offre à vous, c'est de faire développer un ERP sur mesure par une entreprise de développement de logiciels sur-mesure (comme Nutshell, pardonnez-nous cette modeste publicité).
Cette entreprise vous proposera l'application d'un de ses propres processus :
- Cartographier vos processus et proposer d'éventuelles optimisations
- Vous interroger sur les contraintes de votre métier (obligations légales? Exigences des fournisseurs du milieu? Volonté de qualité qui vous est propre?)
- Déterminer les potentiels sous-processus qui soient automatisables
- Vous proposer un plan de développement (itératif, par lots ou migration totale)
Comment choisir ?
Sur-étagère
Prêt à être utilisé
Logiciel éprouvé par le temps et stable
Pas d'évolutions à votre initiative
Taux de correspondance variable
Moins cher au début
Plus cher à la fin
Conformisation de vos processus
sur mesure
Temps de développement
Ajustements et bugs plus présents
Evolutions à la demande
100% adaptés à vos besoins
Plus cher au début
Moins cher à la fin
Accentuation de vos critères différenciants
En bref
Un tableau comparatif qui récapitule les différences principales entre ces deux choix.
Ou explorons un peu plus.
Creusons le timing
Un logiciel sur étagère est utilisable immédiatement tandis qu'un logiciel sur mesure doit être conçu, développé et mis en production, vous imposant un début d'opération plus long. Si pour un raison immuable vous avez un besoin soudain et immédiat d'un ERP (c'est étonnant mais les cas à la marge existent) ; prenez sans hésiter un ERP sur étagère et réavisez ultérieurement pour une éventuelle transition vers un ERP sur-mesure. Sinon, considérez bien que l'élaboration d'un ERP sur-mesure va déclencher chez vous l'étude et la remise en question de vos processus métier : une démarche non négligeable qui vous permet de prendre du recul sur votre savoir-faire. En effet, si vous simplifiez vos processus, vous économisez du même coup de l'argent (moins de travail à réaliser et/ou moins de ressources à consommer).
Un ERP sur mesure chez Nutshell, au-delà de cette étude de vos processus, va déployer dès ses débuts les premiers éléments de captation des données pour commencer à accumuler de la connaissance sur votre activité. Autour de ces systèmes fondammentaux viennent ensuite se greffer progressivement plusieurs fonctionnalités qui peuvent se déployer par lots et permettre d'avoir les premières fonctionnalités relativement tôt.
Creusons la fiabilité
Les logiciels sont de véritables petits êtres vivants dont le corps serait des machines. Certes dénués d'intelligence, ils vivent un cycle de vie qui est impacté par leur environnement en constante évolution. Un ERP dit fiable sera ainsi résilient aux nombreux changements d'état que son environnement va subir tout au long de son fonctionnement. La présence de bugs et d'anomalies provient fondamentalement d'un environnement qui se trouve dans un état non prévu. Loi de Murphy obligeant, il est logique de dire que plus un logiciel est vieux et utilisé, plus il a subi des états différents et donc plus il a déjà été amélioré pour devenir fiable. La réalité est un peu plus compliquée mais l'estimation demeure plutôt juste.
Un ERP sur mesure quant à lui ne bénéficie pas de ce temps d'existence. Il est pourtant possible pour un logiciel sur-mesure d'avoir un très haut taux de résilience dès son premier jour de mise en production. Outre l'évidente rigueur méthodologique nécessaire, cette faculté est permise par une étape de pré-conception approfondie qui introduira dans le modèle du logiciel les leviers de résilience nécessaires à cette fiabilité. Ce coût supplémentaire au moment de la pré-conception est en fait à arbitrer : votre métier fait-il que le moindre service dégradé a des conséquences catastrophiques pour votre activité (fréquence d'achats, communication en temps réel, flottes d'objets connectés à tracker, etc.)? Ou bien pouvez-vous vous permettre des bugs occasionnels ? (Ne vous en déplaise, la réponse est souvent oui!).
Creusons la couverture fonctionnelle
Un ERP sur étagère vous impose une couverture fonctionnelle prédéfinie par des acteurs extérieurs à vous. Elle est pensée pour correspondre à la plupart de vos concurrents. Il y a ainsi 3 options possibles :
- C'est moins que ce qu'il vous faut : certains de vos processus ne peuvent pas être couverts par l'ERP, certaines de vos ressources ne peuvent pas y être référencées ou certaines parties prenantes n'ont pas accès à votre système. Vous n'optimisez donc pas votre activité autant que vous le pourriez.
- C'est exactement ce dont vous avez besoin. Félicitations, votre entreprise est banale (n'y voyez pas de jugement, c'est une stratégie qui se défend en fonction de l'offre et de la demande!) : vos processus et vos ressources correspondent exactement à la moyenne de ceux de vos concurrents.
- C'est plus que ce dont vous avez besoin. Tous vos processus et vos ressources sont couverts mais vous risquez de perdre vos collaborateurs avec un logiciel "usine à gaz". La complexité apparente les encouragera à détourner une partie des processus pour éviter d'avoir à interagir avec l'outil. Cet ERP a probablement été pensé pour des acteurs plus gros que vous.
Du côté de l'ERP sur mesure, les choses sont simples : si vous le voulez, nous pouvons le faire pour vous. Si vous choisissez de développer avec nous, nous vous encouragerons probablement à vérifier que vous voulez ce que vous voulez.
Creusons le budget
En fonction de comment vous payez pour votre ERP sur-étagère : licence annuelle, abonnement avec/sans engagement, différents critères sont à prendre en compte :
- le coût d'acquisition (ce que vous déboursez pour commencer les opérations)
- le coût récurrent (ce que vous allez payer tout au long de l'utilisation)
- sur le long terme vous paierez plus que pour du sur mesure
Du côté d'un développement sur mesure classique, nous développons pour vous un code source. Autrement dit vous possédez l'outil, une différence fondamentale qui a les implications suivantes :
- le coût d'acquisition est beaucoup plus haut
- le coût récurrent est beaucoup plus bas
- sur le moyen terme vous aurez rentabilisé le coût d'acquisition
Il y a également des rentrées d'argent cachées avec le sur mesure !
- Puisque parfaitement adapté à vos besoins, vous économisez plus de temps et/ou de ressources
- Le code source vous appartient, vous pouvez donc vendre votre propre ERP à vos concurrents
Creusons vos ambitions
En définitive, si vous souhaitez vous différencier de vos concurrents, vous devez disposer d'arguments différenciants. En développant un ERP sur mesure, la porte est ouverte à l'optimisation de processus non-génériques qui vous sont propres. Vous pourriez suivre l'exemple de nos clients-maintenant-partenaires Actinuum, qui ont fait très tôt le choix de développer un ERP sur-mesure pour imposer leur savoir-faire dans la formation professionnelle, triplant dès la première année de mise en production leur chiffre d'affaires.