Les tableurs sont le cahier des charges
Un outil qui remplace des tableurs hérite de leur contenu, et c'est dans le contenu que vit la peur : des dizaines de fichiers, tenus par des personnes différentes au fil des ans, avec des colonnes qui ont changé de sens en 2019 et un onglet « ancien, ne pas utiliser » qui est en fait utilisé. L'instinct est de faire ressaisir le tout proprement dans le nouvel outil. C'est la saison de ressaisie, et c'est ainsi que les reprises perdent une année.
La meilleure lecture est que les tableurs sont le cahier des charges. Chaque colonne est un champ dont quelqu'un a eu besoin ; chaque code couleur est un statut ; chaque « voir note » est une exception que l'outil devra exprimer. Avant qu'une ligne de la reprise ne soit écrite, nous lisons les fichiers avec les gens qui les tiennent et notons ce que chaque colonne veut dire, ce qu'elle devrait vouloir dire, et où les deux diffèrent.
Rapprocher avant de charger
La deuxième étape est le rapprochement, fait par la machine et vérifié par des gens. Le même bien apparaît dans trois fichiers avec trois orthographes ; un bail a une date de fin dans un fichier et aucune dans un autre ; une révision d'indice a été appliquée dans la colonne loyer mais pas dans l'historique. Un script trouve chacun de ces cas et produit une seule liste : voilà ce que disent les fichiers, voilà ce sur quoi ils ne sont pas d'accord.
Cette liste retourne à la mairie, à la caisse ou à l'entreprise, pas à nous. Seuls ceux qui connaissent le patrimoine peuvent dire lequel de deux loyers est le vrai. Notre travail est de rendre la liste courte, précise et ordonnée par conséquence, pour qu'une matinée de décisions en règle l'essentiel.
Charger, puis charger encore
Le chargement est scripté et répétable : le même script tourne sur les mêmes fichiers jusqu'à ce que la liste des incohérences soit vide, puis tourne une dernière fois le jour de la bascule sur les fichiers tels qu'ils étaient ce matin-là. Rien n'est ressaisi. Les agents continuent de travailler dans leurs tableurs jusqu'au dernier passage, si bien qu'il n'y a pas de mois gelé pendant lequel rien ne peut changer.
Le script garde aussi la trace : quelle ligne de quel fichier est devenue quel enregistrement, pour qu'un doute six mois plus tard se remonte à sa source au lieu de se discuter.
Ce que ça a donné à Saint-Maur
Pour la ville de Saint-Maur-des-Fossés, cette méthode a fait passer une soixantaine de biens, leurs baux et leurs historiques de loyers des tableurs vers m2. La liste de rapprochement comptait quelques dizaines de lignes ; la ville les a tranchées en deux séances. Le jour de la bascule, les agents ont ouvert m2 avec leur patrimoine déjà dedans, juste jusqu'à la dernière révision, et les tableurs ont été archivés plutôt que retapés.
C'est la partie la moins visible d'un déploiement et celle qui décide si l'outil est cru. Un registre juste le premier jour est utilisé le deuxième ; un registre que les agents doivent vérifier contre les anciens fichiers est un second tableur.