Quelle est la meilleure solution pour générer des documents ?
En théorie, la génération de documents automatique vous permet d'être plus rapide dans vos opérations tout en assurant la cohérence : pas d'erreur humaine et un design toujours identique.
En pratique, des difficultés sont fréquemment rencontrées et vienne nettement freiner le potentiel du système. Dans cet article, nous passerons en revues ces problématiques et nous verrons comment les dépasser.
Le fonctionnement de la génération automatique
La génération de documents se découpe en 2 parties : la partie statique et la partie dynamique.
- La partie statique est un modèle de document, c'est le corps du document dans lequel viendra être injectée la partie dynamique.
- La partie dynamique se compose d'un ensemble de données qui viennent du système d'information (base de données, fichiers excels, mails, etc.).
En utilisant le modèle de document et l'ensemble de données, le générateur va produire un ou plusieurs documents en injectant les informations au bon endroit dans le modèle.
Quelles sont les limitations de cette approche ?
La rigidité du modèle
La plupart des générateurs automatiques fonctionne à partir d'un modèle qui est codé par un développeur. Chaque besoin de modification du modèle entraîne beaucoup d'inertie car il faut que le développeur le modifie manuellement (alors que le besoin vient d'un autre service).
Notre solution : nous utilisons des modèles au format Microsoft Word (.docx) ce qui permet à n'importe quel acteur de modifier le modèle de document en toute autonomie sans passer par un développeur.
L'accès aux données
Les systèmes de génération proposés par les outils du marché ne disposent que des données qui sont disponibles sur leur plateforme et n'ont pas accès aux données de votre système d'information ; limitant du même coup les possibilités de génération automatique.
Notre solution : nous branchons un connecteur directement dans votre systèmes d'information, il permet d'utiliser toutes les données pertinentes pour générer des documents et ainsi étendre vos capacités d'automatisation.
Automatiser la génération
Pour être vraiment efficace, il est important que la génération soit automatique ; or, il est fréquent que des actions utilisateurs soient requises pour la déclencher (importer un fichier CSV par exmple). De la même manière, il faut ensuite télécharger le document avant de pouvoir en faire quelque chose (dépôt administratif, envoi par email, etc.).
Notre solution : grâce à notre connecteur, nous pouvons déclencher la génération de document suite à un changement d'état dans votre système (ajout d'un client, création d'un projet, date atteinte, etc.).
De la même manière, notre connecteur récupère directement le fichier ainsi crée et peut intéragir avec le reste de votre système d'information pour faire parvenir le document à l'acteur concerné (via email, API, courrier papier, etc.)La solution proposée par Nutshell Lab : mettre à votre disposition notre technologie de génération flexible pour complètement automatiser.
- Nos modèles de documents utilisent le format Microsoft Word (.docx), permettant à n'importe quel acteur de faire évoluer le modèle conformément aux besoins métiers dans un interface qu'il maîtrise.
- Nous déployons un connecteur dans votre système d'information pour utiliser n'importe quelle donnée à votre disposition (base de données, fichier excels, emails entrants, etc.)
- Une automatisation complète est possible grâce au connecteur qui peut réagir à des événements survenant dans vos systèmes (nouvelles entrées dans la base de données, date spécifique, etc.) et agir sur le document ainsi produit (envoi au client par mail, dépot sur un serveur, envoi par API, envoi par courrier, etc.)
Avec autant de possibilités, il est possible de ne plus gaspiller le temps de vos collaborateurs dans les tâches administratives !